Från en idé som ingen trodde på till marknadsdominans – på 4 år

Under de sista åren har kommunikationen och informationsinhämtningen förändrats mycket inom rekryteringsbranschen. Detta gäller i allra högsta grad referensintagningsprocessen. Vår benägenhet att svara på okända nummer i telefonen har minskat. Allmänt har vi människor blivit mer återhållsamma i vårt kommunikationssätt där vi förlitar oss mer på den egna informationsintagningen och det skrivna ordet än att lyssna på någon som vi inte har en relation till.

Philip Sjögren
Philip Sjögren

– En referens är en privatperson och som privatperson ställer man vissa krav.
Jag ställer krav på min bank, mitt försäkringsbolag och bilverkstad. Jag bestämmer när, var och hur jag vill boka in mitt möte. Sällan om inte aldrig ringer dom och upptar min tid eftersom dom vet att deras kunder själva väljer att svara på frågor när de har möjlighet och intresse. Det hela är enkelt. Du behöver bara gå tillbaka till dig själv.

Vill du ha 10 missade samtal på en dag eller vill du få ett mail där du själv bestämmer när du vill bli uppringd alternativt svara på några skriftliga frågor när det passar dig. Jag tror att de flesta, om inte alla, väljer alternativet att själva kunna bestämma när och hur de vill svara säger Philip Sjögren.

För fyra år sedan lanserade Philip Sjögren referenstagningsverktyget Refapp på marknaden. Under det första året var det få som trodde på hans idé.
Ingen såg potentialen eller möjligheten. ”Självklart måste man ringa referenser” – Det är så vi alltid har gjort! – Var det vanligaste svaret han fick.
Philip var dock övertygad att marknaden skulle komma att förändras. Han jobbade vidare med att utveckla och positionera verktyget. Sakta men säkert fick företaget fler och fler kunder och det tog riktig fart för ca 1,5 år sedan.

– Beträffande referenstagningar är det nästan en hopplöshet att sitta och ringa. Oftast behöver man jaga någon i flera dagar. När man sen får tag på personen är det ett reptrick att få personen att sitta ner för att lugnt och eftertänksamt besvara några referensfrågor. Det är en svår utmaning och ett förlegat sätt att få fram rätt och hållbar information menar Philip Sjögren

– Rekrytering – och bemanningsbranschen har traditionellt varit dålig att ta steget mot den digitala värden. Nu i dessa tider är det annorlunda. Man har insett behovet och möjligheterna med digitalisering i alla dess former för att skapa ett bättre flöde att kunna nå ut med information och förbättra sina processer.

”Av någon konstig anledning har det historiskt sett alltid varit muntliga referenstagningar inom branschen. I alla andra branscher och sammanhang har det skriftliga varit det seriösa”

– Folk tenderar att ha en övertro av att ”läsa mellan raderna”
Spelar man in ett referenssamtal och låter tio rekryterare lyssna på samtalet och ber alla sammanfatta vad dom hört, kommer vi få tio olika summeringar. Det är farligt. Vem har rätt? säger Philip Sjögren.

Philip som under flera år arbetat som rekryterare såg svårigheten och fallgroparna när han själv gjorde referenstagningar. Han upplevde, efter att han gjort över 100 referenstagningar över telefon, att han ställde frågor och följdfrågor utifrån sin magkänsla. De svar han fick in upplevde han i många fall svåra att tolka.

Dessutom var den traditionella referensintagningsprocessen väldigt tidskrävande eftersom referenserna var svåra att nå och inte hade möjligheten till samtal när han ringde.

Han började utvärdera marknaden och se sig om efter ett alternativ till det traditionella sättet att göra referenstagningar men landade i att det inte fanns någon digitaliserad form urvalssteget. Där och då föddes iden om att skapa ett verktyg som kunde underlätta för rekryterande chefer att göra informerade, fördomsfria val genom att minska betydelsen av en rekryterares magkänsla och kognitiva bias. Samtidigt som det kunde spara kunderna mängder med tid och behandla den inhämtade information korrekt.

refapp-digitalreferenstagningrefapp-digitalreferenstagning
Refapp Digitalreferenstagning

Grunden till verktyget är den egna erfarenheten av hopplösheten av referenstagningar

– Jag har själv arbetat som rekryterare och tagit flera hundra referenssamtal. Skulle du lägga upp 100 av mina referenstagningar som jag gjorde som rekryterare skulle jag påstå att 70 % av texten är densamma. Man har sitt språk och sina formuleringar och eftersom du antagligen inte är journalist när du arbetar med rekryteringar finns där ingen högre höjd från vad du kommer ihåg till det du skriver ner.

– Vad som i praktiken händer är att du aldrig kan återge det du hörde. Det blir en gisslek som i värsta fall kan vara förödande. Jag ville skapa ett verktyg där rekryteraren får exakt den information vad referensen har sagt. Där inte en punkt kan bli fel och där en väldigt viktig aspekt är att kunna erbjuda skriftliga referenser som blir besvarade från kundens egna tankar säger Philip Sjögren.

Jag vill svara på det sätt som passar mig och när i tiden det passar mig.

– Initialt jobbade vi mycket med enklare tjänster som har en hög volym med enklare frågor. Sen utvecklade vi tjänsten för att passa high-end rekryterare som har ett annat behov för att det ska täcka alla typer av rekryteringar

– Idag är Refapp är ett webbaserat digitalt verktyg som ger dig full kontroll över dina referenstagningar. Vi höjer validiteten och träffsäkerheten genom att vi standardiserar och strukturerar rekryteringsprocessen. Detta resulterar i en fördomsfri och rättvis referensintagning där rekryteraren kan ta fler referenser.

– Referensen får ett mail eller sms där personen kan välja att svara digitalt direkt, eller skicka förslag till rekryteraren på tider att bli uppringd istället, säger Philip Sjögren.

7 % väljer att bli uppringda resterande skriver ner sina svar och skickar in till rekryteraren

– Det är dessutom tryggt vad gäller GDPR – och informationsäkerhet.

– Refapp lagrar alla uppgifter om kandidater och referenser med högsta säkerhet och raderar dessa efter given tid. Refapp läser också in och jämför referensernas IP-adresser och varnar vid misstänkt bedrägeri.

Idag, fyra år efter starten, är Refapp den största aktören på marknaden som tar flest referenstagningar i hela Sverige. Företaget har på kort tid etablerat sin tjänst som används av de största bolagen i bemannings- och rekryteringsbranschen med över 100 000 referenstagningar per år och har 2500 rekryterare som använder verktyget.

Läs mer om Refapp Här…