Alla företag har under detta år genomgått fundamentala förändringar i sitt sätt att planera och genomföra det dagliga arbetet. Företag som tidigare hade stora personalstyrkor i stora kontorslokaler har varit tvungna att förändra och minska ner på alla kostnader som en följd av Covid-19.

(Source:Convendum)

                                                                   

Nu, när de som driver företag börjar se möjliga återgångar till pre-covid nivåer i omsättning och vinst, finns det förändringar som företagsledare kan göra för att förbättra produktiviteten. Samtidigt som man anpassar sig till de förutsättningar som restriktioner och annat ger till följd av pandemin.

Det första ett företag gör är att försöka dra ner på alla kostnader i alla led i företaget. Detta kan innebära att högt värderade medarbetare behöver sägas upp med de konsekvenser som detta ger för dessa individer och dess familjer. Det man kanske borde göra är att omstrukturera företagets sätt att operera då de traditionella metoderna inte längre är långsiktigt hållbara.

Många företag har tagit till sig de fördelar som distansarbete kan innebära, antingen genom att omorganisera arbetsplatserna eller genom att använda mer frilansande arbetskraft istället för att ha fast anställda som ger service till kärnverksamheten.

Många företag som levererar giggare eller frilansare har sett en kraftig tillväxt det innevarande året. Detta som en följd av att fler och fler individer letar efter deltidsjobb, antingen för att den större frihet detta ger eller för att de har behov av extrainkomster i en osäker tid. 

Teamet bakom Robin Söderström CEO och grundare av företaget WhereUAre är ett levande exempel på hur konceptet distansarbete kan fungera. Alla arbetar från olika ställen i världen, som Spanien och Malaysia.

Whereuare är Sveriges största plattform för distansjobb med 10-tusentals registrerade distansarbetare.

Robin Söderström

Innan Covid-19 var all företag nöjda och glada med att ha fast anställd personal i stora kontorsytor. Nu brottas de med problemet om deras anställda kan eller ska återvända till kontoren. Detta på ett sätt som möter de nuvarande och eventuellt kommande rekommendationerna. Samtidigt så ser man att man kan spara in ganska stora kostnader på kontoren då det är få ur personalen som är där samtidigt. Nu när vi har börjat att acceptera det “nya normala” och ser att alla som jobbar på distans kan vara effektiva i sitt arbete. 

En generell trend som de flesta företag upplevde var en kraftig nedgång i sin omsättning från april månad. Nu när siffrorna börjar se bättre ut upplever samtidigt fler och fler det positiva med att arbeta på distans.

Detta återspeglas ganska tydligt hos WhereUAre som har haft en ökning på 29% från individer som besöker deras webbsida i jakt på distansjobb. Samtidigt har de haft ökning på 27% som aktivt söker jobb via dem. De har under kvartal tre fått över 2500 jobbansökningar som gäller distansarbete.

“Den stora ökningen beror till stor del på att många svenskar , boende i Sverige, söker distansarbeten” – Robin Söderström.

Till  företagare som känner sig osäkra på vilka utmaningar som de kan möta om de i högre grad övergår till distansarbete i sina företag har Robin, från WhereUAre, några råd: “Lösningen är att ha ett bra styr och lednings -schema och att man säkerställer att de som jobbar på distans vill göra det. De flesta som frilansare idag tycker oftast om detta sätt att arbeta. Det kräver att de som distansarbetar kan ha en fortsatt hög produktivitet utanför kontoret. Det är viktigt att hotta anställda som vill och tycker om att arbeta hemifrån, annars kan det vara svårt att hålla dem motiverade och produktiva över tid”.

“ En majoritet av de som är aktiva på vår plattform är den viktigaste prioriteringen den frihet som kommer med livsstilen att vara frilansare. De vill ha en större egenkontroll över arbete och fritid oc de tycker om att arbeta hemifrån eller från andra platser än ett kontor och fortfarande känna en tillfredsställelse av att vara produktiva i arbetslivet”
– Robin Söderström

För de företag som vill kapa kostnader och spara in på dyra kontorskostander finns det bra lösningar  i så kallade “co-working spaces” hos t.ex. Convendum, som erbjuder företag och individer kontorsutrymme, utrustning och service som man betalar med en medlemsavgift.

Paul Linderoth

“När följderna av pandemin slog igenom började vi få många förfrågningar om flexibla hyreslösningar från stora och små företag. Den traditionella kontorslösningen med avtal som löper på 5 år eller mer erbjuder väldigt liten eller ingen flexibilitet.  Företag har börjat minska ner sina kontorsytor och ser nu över sina kostnader för att behålla sina vanliga kontor och de kostnader för -wifi, möbler och service- som väldigt få använder.

“ Vi såg en ökning innan Covid-19, men pandemin accelererade efterfrågan ordentligt. Så jag tror att distansarbete kommer att fortsätta att öka. Fler och fler företag och organisationer går mot att hitta distans arbetslösningar för sina anställda.
Vi ser en ökad planering för distansarbete i nya kontorsprojekt samtidigt som mjukvaror tas fram för att hantera distansarbetet. Detta kan ses i en mängd program som underlättar team möten och som också kan mäta produktiviteten bättre.”
– Paul Linderoth

När Covendum jämför sina siffror mellan april 2020 och augusti så ser den en rekordartad ökning med 80% i förfrågningar om kontorslösningar. Fortsättningen av året ser ut att följa samma trend.

“Vi erbjuder all-inclusive-lösningar så att de som hyr av oss kan fokusera på sitt arbete. Vi ordnar IT, städning,fika, wifi etc. Samtidigt så erbjuder vi en Vi-känsla där enskilda företag kan mötas i en väl anpassad lokal eller distansarbetar kan bygga nätverk med andra.
Värdet av mötesplatser har ökat då vi faktiskt träffar andra människor i mindre utsträckning nu för tiden. Våra “co-working” utrymmen är byggda för möten i öppna ytor.
Företagens sätt att leda arbetet behöver utvecklas och det egna ansvarets betydelse ökar då vi kräver mer av våra kollegor och deras leveranser än tidigare för att bibehålla produktiviteten”
– Paul Linderoth, CMO, Convendum.

Distansarbete är en av de mest effektiva lösningarna som företag har infört för att fortsätta utvecklas efter pandemin. De närmaste åren kommer det digitala skiftet, som påskyndats av covid-19, ge en ökad produktivitet och effektivitet. En av de värdefullaste lärdomar som kan dras av pandemin är att: Företag behöver vara dynamiska och flexibla för att kunna vara uthålliga och klara oförutsedda händelser.